1.网上申请

登陆国际交流处网站，/index.html，注册用户，填写申请信息。

注意：出国和回国日期一定是邀请函前邀请日期前一天、后一天。同一个国际会议的一般要求办理为一个团，其他人员直接在团成员中加入（办理因私护照的学生除外）。

网上导出《华中科技大学因公出国出境申报表》，打印。

2.院系审核

下载《因公临时出国人员备案表》http://mse.hust.edu.cn/index.php/index/view/aid/4040.html，一式四份。

■ 学院公示：除教师使用个人承担项目的科研经费出国外，使用其他经费（如学院学科建设经费、人才经费）等需要填写《华中科技大学因公出访公示表格》并在学院通知栏公示五个工作日。公示后，公示表格随出国申请材料一起交至外事处出国办。（表格下载地址：华中科技大学因公出访信息公示表 .doc）

■ 学院审核，领导签字、盖章。

3.准备护照、签证材料

■ 个人填写《护照事项表》、《赴某国个人信息表》、《中英文在职费用证明》等，具体事项参见国际交流处网站上的指南，http://iec.hust.edu.cn/menu030101.jhtml

4.学校审核、办理护照、签证

■ 将上述所有材料送到国际交流处（南三楼-401），国际交流处审核，并给相关单位备案。

■ 国际交流处出具《因公出国任务批件》。

■ 国际交流处代为办理因公护照、签证。